Bedienungsanleitung Miniplan

Hauptmenü - zwischen den Modulen wechseln

Das Hauptmenü befindet sich auf der linken Seite des Miniplan-Programmfensters. Hier können Sie jederzeit zwischen den Modulen und Tools von Miniplan navigieren. Um ein Modul aufzurufen, klicken Sie ganz einfach auf den entsprechenden Namen in der Übersicht.

Wenn Sie während der Bearbeitung eines Moduls die Übersicht ausblenden möchten, klicken Sie auf den "X"-Button in der rechten oberen Ecke des Hauptmenüs. Wenn Sie den Button mit dem Lupen-Emblem direkt daneben deaktivieren, wird die Übersicht immer dann ausgeblendet, wenn Sie ein Modul in der Übersicht anklicken. Sie können die Übersicht jederzeit wieder aktivieren, indem Sie auf den Button "O: Übersicht" in der linken unteren Ecke des Miniplan-Programmfensters klicken. Wenn Sie gerne wieder mit einer permanent eingeblendeten Übersicht arbeiten möchten, aktivieren Sie den Lupen-Button wieder.

Installation

Die Installation von Miniplan ist ganz einfach: Nachdem Sie die Installationsdatei "Setup_Miniplan_Windows" bzw. für Mac-Nutzer die Datei "Setup_miniplan_macos" aus unserem Downloadbereich heruntergeladen haben, öffnen Sie diese Datei mit Doppelklick. Folgen Sie anschließend den Installationsanweisungen auf Ihrem Bildschirm:

  • Wählen Sie eine Sprache aus und klicken Sie im folgenden Fenster auf "Weiter".
  • Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen und klicken Sie auf "Weiter".
  • Wählen Sie einen Ort auf Ihrer Festplatte, an dem Miniplan installiert werden soll, oder behalten Sie ganz einfach den von Miniplan vorgeschlagenen Speicherort bei. Klicken Sie auf "Weiter".
  • Im nächsten Schritt können Sie den Namen des Startmenü-Ordners für Miniplan festlegen. Auch hier empfiehlt es sich, den von Miniplan vorgeschlagenen Namen beizubehalten und direkt auf "Weiter" zu klicken.
  • Im letzten Schritt können Sie auswählen, ob Miniplan mit entsprechenden Miniplan-Dateien verknüpft werden soll. Dies ist sehr wichtig, klicken Sie hier also direkt auf "Weiter".

Wenn Sie alle Schritte durchlaufen haben, beginnt der Installationsprozess. Nachdem die Installation abgeschlossen ist, öffnet sich Miniplan automatisch und Sie können das Programm sofort nutzen.

Neue Datei anlegen

Um in Miniplan eine neue Datei anzulegen, klicken Sie direkt nach Start der Software auf "Neue Datei anlegen".  In dem aufspringenden Fenster geben Sie anschließend die Grunddaten für ihr Gründungsvorhaben ein. Dazu gehören folgende Punkte:

  • Name Ihres zukünftigen Unternehmens.
  • Beginn Ihres Wirtschaftsjahres: Geben Sie hier nur dann einen vom Januar abweichenden Monat ein, wenn Sie für Ihre Gründung ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr festgelegt haben (z.B. auf Rat Ihres Steuerberaters).
  • Turnus für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung, also monatlich oder vierteljährlich. Für den Fall, dass Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, behalten Sie die voreingestellten Werte hier einfach bei. Sie können die Umsatzsteuerberechnung dann später direkt in den Tabellen deaktivieren.
  • Dauerfristverlängerungen: Wenn Sie vom Finanzamt eine Dauerfristverlängerung erhalten haben, geben Sie dies hier bitte an. Die Abgabefrist Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung verlängert sich damit um einen Monat.
  • Anfangsbestand Ihrer liquiden Mittel: Geben Sie hier den Stand Ihres Geschäftskontos zu Beginn der Gründung ein. Im Zweifelsfall behalten Sie den Wert "Null" bei. Tragen Sie darunter Ihre sonstigen liquiden Mittel ein, z.B. Tagesgeldkonten und ähnliche Geldanlagen. Die Werte werden später automatisch in das Modul "Liquidität" übernommen.
  • Zeitraum für die Erfassung Ihrer Daten: Diese sollten mit dem Beginn des Wirtschaftsjahres übereinstimmen. Wenn Sie also im März gestartet sind, sollte der Zeitraum zur Erfassung der Daten auch im März beginnen. Das erleichtert Ihnen später die Auswertung. Geben Sie hier mindestens einen Zeitraum von 3 Jahren ein.

Tipp: Alle Daten und Einstellungen können Sie später jederzeit verändern, indem Sie auf das Zahnradsymbol oder im Menü "Extras" auf "Allgemeine Einstellungen" klicken.

Zeitraum einstellen

Für die Steuerung der Zeiträume steht Ihnen in den Modulen Liquidität und Rentabilität der Periodenwähler zur Verfügung. Mit dem Periodenwähler können Sie:

  • den aktuell in der Tabelle angezeigten Zeitraum auswählen,
  • zwischen monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Ansicht wechseln,
  • von der Kalenderjahr- auf die Wirtschaftsjahrbetrachtung umstellen.

Den Periodenwähler öffnen Sie, indem Sie, wie in der nebenstehenden Grafik abgebildet, rechts oben auf das Auswahlfeld mit der Datumsangabe klicken. Um den Ansichtszeitraum zu verändern, verschieben Sie mit der Maus den gelben Bereich oder wählen die daneben liegenden Pfeile. Die neue Ansicht wird mit Verlassen des Fensters angenommen. Zwischen den unterschiedlichen Ansichten wechseln Sie, indem Sie einfach so oft auf die entsprechenden Buttons klicken, bis die gewünschte Auswahl erscheint.

Kategorien verwalten

In Miniplan sind alle Kategorien in sogenannten Baumstrukturen organisiert. Unterkategorien können über ein kleines Plus- bzw. Minuszeichen neben der entsprechenden Spalte auf- bzw. zugeklappt werden. Eine markierte Kategorie kann auch durch Drücken der Leertaste auf- und zugeklappt werden.

Damit sich Vorhaben individiduell und nachvollziehbar planen lassen, sind die voreingestellten Kategorien flexibel anpassbar. Dabei stehen Ihnen grundsätzlich immer drei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Kategorie löschen

Um eine Kategorie zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kategorienamen. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie "Löschen". Alternativ können Sie eine Kategorie mit der linken Maustaste markieren und den Befehl "Löschen" in der Menüleiste "Bearbeiten" wählen. Nur die höchsten Oberkategorien (sog. Wurzel) sind festeingestellt und können nicht gelöscht werden (z.B. Wurzel "Einzahlungen" im Modul "Liquidität")

2. Unterkategorien anlegen

In allen Modulen haben Sie die Möglichkeit, unter einer bestehenden Kategorie beliebig viele Unterkategorien anzulegen. Um eine neue Kategorie anzulegen, markieren Sie mit der linken Maustaste die gewünschte Oberkategorie. In der Symbolleiste wählen Sie den Button "Neue Kategorie".  Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Oberkategorie klicken und in dem sich öffnenden Kontextmenü den Punkt "Neue Kategorie" wählen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem der Name der neuen Kategorie eingegeben werden kann. Im Liquiditätsmodul können Sie jeder Unterkategorie zusätzlich einen individuellen Umsatzsteuersatz zuweisen. Sie können Kategorien beliebig tief verschachteln. Wichtig: Miniplan bedient sich einer sogenannten Bottom-Up-Planung, d.h. Werte können nur in den Unterkategorien eingetragen werden und werden automatisch auf die zugehörige(n) Oberkategorie(n) aufsummiert.

3. Bestehende Unterkatgorieren anpassen

Bestehende Unterkategorien können umbenannt werden. Öffnen Sie dazu die Detailansicht der gewünschten Kategorie mit einem Doppelklick auf den Kategorienamen. In der sich öffenden Detailansicht können Sie den Namen der Kategorie verändern, Kommentare hinterlegen und den Umsatzsteuersatz verändern.

Werte fortschreiben

Miniplan bietet Ihnen mit der Funktion "Werte fortschreiben" eine Möglichkeit, gleichbleibende Beträge, wie z.B. die Miete, ganz bequem mit einer Eingabe über einen Zeitraum hinweg zu planen. Um die Fortschreibefunktion zu nutzen, tragen Sie zunächst den Wert in die Zelle ein, den Sie fortschreiben möchten. Bestätigen Sie die Eingabe mit "Enter". Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf diese ausgefüllte Zelle und rufen im erscheinenden Kontextmenü die Funktion "Werte fortschreiben" auf. Alternativ können Sie auch am oberen Bildschirmrand auf den Button "Werte fortschreiben" klicken, nachdem Sie die fortzuschreibende Zelle markiert haben. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie nun den Zeitraum und den Turnus (z.B. monatlich oder quartalsweise), in dem der markierte Wert fortgeschrieben werden soll. Zudem können Sie hier angeben, ob sich die Werte über die Zeit verändern sollen:

  • Werte nicht verändern: Der Wert bleibt über den gesamten Fortschreibezeitraum konstant.
  • Werte absolut verändern: Der fortzuschreibende Betrag steigt jedes Mal um einen bestimmten Eurobetrag. Beispiel: Geben Sie in dieses Feld den Betrag "50" ein, wird der fortzuschreibende Wert jeden Monat automatisch um 50 Euro erhöht.
  • Werte prozentual verändern: Der fortzuschreibende Betrag steigt jedes Mal um einen bestimmten Prozentsatz. Beispiel: Geben Sie in dieses Feld den Betrag "10" ein, steigt der fortzuschreibende Wert jeden Monat automatisch um 10% an.

Nach Bestätigung werden die Werte automatisch in die Tabelle eingetragen.
Tipp: Es lassen sich auch mehrere Werte einer Spalte markieren und dann gemeinsam fortschreiben!

Chartfunktion nutzen

Miniplan verfügt über eine Chartfunktion, mit der Sie sich für jede Tabelle eine individuelle Grafik zusammenstellen können. Um die Chartfunktion aufzurufen, markieren Sie in der Tabelle alle Zeilen, die Sie in der Grafik vorzufinden wünschen. Klicken Sie anschließend auf den "Chart-Button" am oberen Bildsschirmrand (siehe nebenstehende Grafik). Sie haben die Möglichkeiten, alle Grafiken, Charts und Diagramme auszudrucken oder als Grafik in einer PDF-Datei zu speichern. So können Sie Grafiken z.B. einfach in eine Präsentation oder Ihren Businessplan übernehmen.

Saisonalisieren: Sie haben die Möglichkeit, in der Grafik die einzelnen Werte anzupassen. Ziehen Sie dazu mit der Maus die Balken am oberen in die gewünschte Höhe. Die veränderten Werte werden dann automatisch in die Tabelle übernommen. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie z.B. Saisonschwankungen in Ihren Umsätzen einplanen wollen.

Druckfunktion

In Miniplan können Sie über den Druckerbutton in der Symbolleiste zwischen zwei Druckarten wählen. Die gleichen Auswahlmöglichkeiten haben Sie auch im Menü "Datei":

1. Aktuellen Arbeitsbereich drucken:


Das Wichtigste zuerst: Hier drucken Sie immer die aktuelle Ansicht auf Ihrem Bildschirm. Diese Ansicht hängt ab von:

  • dem gewählten Arbeitsbereich,
  • den Einstellungen des Periodenwählers,
  • den Kategorien (auf- oder zugeklappt),
  • der Detailansicht/Chart-Funktion (ein- oder ausgeblendet).

Stellen Sie daher zunächst die von Ihnen gewünschte Ansicht her und rufen Sie dann erst die Druck-Funktion auf. Die Druckvorschau zeigt Ihnen das Ergebnis vor dem eigentlichen Druck. Bei mehreren Seiten können Sie mit den grünen Pfeilen zwischen den einzelnen Seiten blättern. Mit "Einpassen" passen Sie den zu druckenden Bereich auf der Seite an. In der Standardeinstellung wird jedoch die aktuelle Ansicht immer auf eine Seite komprimiert. Dies können Sie über "Seite einrichten" ändern.

Außerdem können Sie die aktuelle Ansicht hier als PDF speichern, das Seiten-Layout anpassen und die Druckereinstellungen ändern. So kann hier das Papierformat und die Skalierung verändert und der Standardseitenrand von 1 cm angepasst werden, wenn die Tabelle/Grafik nicht auf das Papier passt. In der Standardeinstellung werden zudem die Kategorienamen (Zeile) und die Spaltenbeschreibungen wiederholt, wenn mehrere Seiten ausgedruckt werden.

2. Businessplan drucken

Wenn Sie den Befehl "Businessplan drucken" wählen, erscheint ein gesondertes Auswahlfenster, in dem Sie festlegen können, welche Arbeitsbereiche Sie wie drucken wollen (siehe nebenstehende Grafik). Im Anschluß daran stehen Ihnen natürlich die gleichen Einstellungsmöglichkeiten zum Druck zur Verfügung wie im ersten Abschnitt.
Tipp: Probieren Sie verschiedene Einstellungen aus, um sich mit der Druckfunktion vertraut zu machen!