Die Stundensatzkalkulation

Um Ihre Rentabilitätsvorschau zu vervollständigen, benötigen Sie neben der Kostenseite natürlich auch die Planung Ihrer Einnahmen. Dies mag für Sie eine Herausforderung darstellen, aber es gibt einige "Anhaltspunkte", die Ihnen dabei helfen können. Eine dieser Hilfestellungen ist die sogenannte Stundensatzkalkulation.

Dabei kalkulieren Sie die Preise, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen sollten, damit Sie langfristig Ihre Kosten decken und darüber hinaus noch einen Gewinn einfahren. Sofern Sie ein Unternehmen gründen möchten, das vor allem mit Stundensätzen arbeitet, wie z.B. im Handwerk oder der Dienstleistungsbranche, sollten Sie diesen Abschnitt aufmerksam verfolgen. Liegt Ihr Fokus hingegen auf dem Verkauf von Waren, wie im Einzelhandel, ist die Stundensatzkalkulation weniger für Sie geeignet.

Stundensätze kalkulieren mit Miniplan

Um den Stundensatz zu berechnen, rufen Sie in Miniplan das Modul "Stundensatzkalkulation" auf. Wenn Sie mehrere Stundensatzkalkulationen vornehmen möchten, empfiehlt es sich, mehrere Miniplan-Dateien speziell für diesen Zweck anzulegen (Hilfe: Neue Datei anlegen).

Die Stundensatzkalkulation basiert auf Arbeitstagen und ist jahresbezogen. Tragen Sie als erstes die entsprechende Anzahl der jeweiligen Tage ein. Die aktuellen Feier-/Arbeitstage finden Sie beispielsweise für jedes Bundesland aufgeschlüsselt im Internet. Möchten Sie eine Kalkulation für nur einen Angestellten oder sich selbst anfertigen, tragen Sie bei "Anzahl der Mitarbeiter" den Wert 1 ein.

Vergessen Sie nicht, einen Gewinn- und Wagniszuschlag von 5–15% anzugeben. Er dient dazu, einerseits ggf. notwendige Nachbesserungsarbeiten abzudecken und andererseits neben dem Unternehmerlohn auch die gewünschte Gewinnmarge zu erhalten.

Am oberen Ende der Tabelle wird Ihnen der errechnete Stundesatz in unterschiedlichen Varianten präsentiert. Dazu gehört der Selbstkostensatz, der zunächst nur Ihre Kosten deckt, der Netto-Stundensatz mit Gewinnzuschlag sowie der Brutto-Zuschlag, indem die Mehrwertsteuer enthalten ist.

Nicht verrechenbare Zeiten

Die sensibelste Zahl in der Stundensatzkalkulation ist der Prozentsatz der nicht verrechenbaren Stunden. Dies sind die nicht auf Kunden umlegbaren Zeiten wie Verwaltung, Akquise, Weiterbildung und anderes. Diese nicht verrechenbaren Zeiten können natürlich für den Businessplan erst einmal grob geschätzt werden. Es empfiehlt sich jedoch, diese nach Gründung genauer zu ermitteln. Dazu dokumentieren Sie mindestens ein bis zwei Wochen lang, woran Sie wie lange tatsächlich gearbeitet haben. Hieraus ergibt sich im Allgemeinen ein realistischerer Wert als bei der Schätzung. Aus der Praxis ist bekannt, dass die nicht verrechenbaren Zeiten häufig unterschätzt werden.

Grundsätzlich sind die nicht verrechenbaren Zeiten stark branchenabhängig. Handwerker müssen ihre angestellten Gesellen in der Regel voll auslasten, um konkurrenzfähig zu bleiben (nicht verrechenbare Zeiten 50%). Ziehen Sie ggf. einen externen Berater hinzu, wenn Sie sich mit Ihrem Wert unsicher sind.

Beispiel: Ein selbständiger Webdesigner weiß, dass er 20% seiner Zeit mit Akquisition, 10% mit Verwaltung und 15% mit sonstigen Tätigkeiten verbringt. Entsprechend kann er von seinen wöchentlich 50 Arbeitsstunden 45% keinem seiner Kunden in Rechnung stellen. Diese Zeiten müssen also im Stundensatz berücksichtigt und auf alle Aufträge über den Stundensatz umgelegt werden.

Bei den Personalkosten werden alle personalbezogenen Kosten aufgenommen, ggf. auch der Unternehmerlohn (bei Personengesellschaften die Privatentnahme). Wenn Sie die Kalkulation z.B. nur für einen Angestellten machen, gehen nur dessen Personalkosten in die Kalkulation ein. Die allgemeinen Geschäftskosten beinhalten alle sonstigen Kosten, die den Kunden nicht anderweitig berechnet werden (z.B. Raumkosten, Steuerberatungskosten, Kfz-Kosten, etc.).